Prozess der Nachhaltigkeitsberichterstattung

Nachdem Sie sich damit auseinandergesetzt haben, was die Faktoren hinter ESG bedeuten und welche dieser Faktoren für Ihr Unternehmen relevant sind, empfehlen wir Ihnen, das Thema der Nachhaltigkeitsberichterstattung in eine unternehmensweite Nachhaltigkeitsstrategie einzubetten. Klären Sie also zunächst ab, welche Faktoren für Ihr Unternehmen wichtig sind und welche Bedeutung Ihre Lieferanten in diesem Zusammenhang haben. Anschließend kann z. B. eine Materialitätsanalyse erfolgen, welche Ihrem Unternehmen erlaubt, die Themen und Risiken zu identifizieren, die u.a. einen direkten finanziellen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben können. 

Meilenstein: Erfolgreiche Definition einer klaren und mit allen Stakeholdern abgestimmten Nachhaltigkeitsstrategie, die in der Unternehmensführung verankert ist. Sie haben sich mit den ESG-Faktoren auseinandergesetzt und definiert, welche in welchem Umfang für Ihr Unternehmen relevant sind.

Als zweite Etappe der Nachhaltigkeitsberichterstattung erfolgt die Beachtung der Anforderungen an die Berichterstattung. Damit sind nicht nur regulatorische Anforderungen wie Gesetze gemeint, sondern z. B. auch Anfragen von Kunden als Teil eines Beschaffungsprozesses, Offenlegungen an Investoren, Meldungen an staatliche Einrichtungen (Offenlegung), Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (betrifft Ihre Produktionsprozesse, Lieferanten etc.) und weitere. Es wird oft unterschätzt, wie viele Daten bereits geordnet, gesammelt und aufgebaut werden können. 

Meilenstein: Sie haben sich erfolgreich und vollumfänglich mit den gesamten Anforderungen an die Nachhaltigkeitsberichterstattung vertraut gemacht.

Im dritten Schritt legen Sie fest, welche Rahmenwerke bzw. welche Berichte explizit veröffentlicht werden sollen, zu welchem Zeitpunkt sowie den Prozess dahinter. Weiter muss definiert werden, in welchem Umfang berichtet werden soll – konkret, welche quantitativen und textbasierten Indikatoren resp. welche Datenpunkte notwendig sind. Datenpunkte beschreiben Einheiten von Informationen. In einem allgemeinen Sinne ist jede einzelne Tatsache ein Datenpunkt. In einem statistischen Kontext wird ein Datenpunkt aus einer Messung abgeleitet. Sie sollten Prozesse der Datensammlung definieren, dazu gehören Verantwortlichkeiten, Validierungen von Dateneingaben und, wo nötig, auch das Prüfen von Daten mittels des Vier-Augen-Prinzips. 

Meilenstein: Sie sind nun im Besitz einer Tabelle mit den notwendigen Indikatoren, in der auch die Datenquelle, Verantwortlichkeiten und Validierungen enthalten sind. Dieser Meilenstein ist im gesamten Nachhaltigkeitsprozess von besonderer Bedeutung, da er große Auswirkungen auf alle nachfolgenden Prozessschritte hat und Sie vor große Herausforderungen stellen wird.

Wir empfehlen Ihnen, bereits im kleineren Rahmen mit der Datensammlung zu beginnen und nicht bis zum regulatorisch vorgeschriebenen Zeitpunkt zu warten. Von Beginn an sollten die Prozesse in Ihrem Unternehmen gelebt und verbessert werden. Dadurch erhöht sich nicht nur die Qualität des Reportings, vielmehr wird auch der damit verbundene Aufwand geringer. Folgende Punkte führen unserer Erfahrung nach bei anderen Unternehmen oftmals zu Fehlerquellen in der Datensammlung & Aggregation:

1. Unterschiedliche oder falsche Einheiten bei quantitativen Datenpunkten. Es sollte klar sein, in welcher Einheit die Daten gesammelt werden. Empfehlenswert ist es, sich auf einen Standard festzulegen, z. B. alle Gewichte in Kilogramm (kg) resp. Tonnen (t) zu dokumentieren oder für den Energieverbrauch nur Kilowattstunden (kWh) zu verwenden.
2. Die fehlende Dokumentation von Datenpunkten. Insbesondere bei größeren Organisationen, bei denen Daten von unterschiedlichen Tochtergesellschaften zusammenfließen, findet eine Prüfung aggregiert statt. Wenn es bei dieser Aggregation Fragen gibt – Woher stammt diese Zahl? Wer hat diese Zahl eingegeben? –, lassen sich diese oftmals kaum mehr oder nur mit sehr viel Aufwand nachvollziehen. 

Meilenstein: Sie erreichen diesen Meilenstein, wenn Sie einen vollständig aggregierten sowie auditierten Datenfluss und vollständigen Report Output nachweisen.

Als fünfte Etappe des Prozesses der Nachhaltigkeitsberichterstattung erfolgen das Tagging und die Konvertierung des Nachhaltigkeitsberichts zur Vorbereitung der Offenlegung. Hierfür müssen Sie zunächst die Entscheidung treffen, ob Mitarbeiter Ihres Unternehmens diese Etappe eigenständig durchführen oder ob diese Aufgabe ausgelagert und ein Service beansprucht werden soll. 

Meilenstein: Dieser Meilenstein ist erreicht, wenn Sie sich entschieden haben, welchen Lösungsansatz Sie wählen, und Sie nach dem Tagging und der Konvertierung die Nachhaltigkeitsberichtsdatei zur Prüfung einer Prüfungsinstanz besitzen.

Die Bundesanzeiger Verlag GmbH bietet Ihnen für diesen Schritt den ESG-Manager oder das ESG-Tool.

Zum derzeitigen Zeitpunkt gehen wir davon aus, dass Ihr Nachhaltigkeitsbericht vor Veröffentlichung von einer externen Prüfungsinstanz testiert werden muss. Die Validierung der Nachhaltigkeitsinformationen trägt zu einer hohen Zuverlässigkeit und Qualität bei. Das übergeordnete Ziel der Prüfung ist die Steigerung der Aussagekraft und der Glaubwürdigkeit, der Belastbarkeit, der Datenqualität sowie die Schaffung von Vergleichbarkeit der Informationen.

Meilenstein: Sie haben sich frühzeitig mit Ihrer Prüfungsinstanz abgestimmt und relevante Deadlines abgesprochen.

Unsere Leistung ESG-Audit unterstützt Sie zur Erfüllung dieser Herausforderung.

Als siebte Etappe der Nachhaltigkeitsberichterstattung folgen die Offenlegung des finalen Nachhaltigkeitsberichts im amtlichen Format sowie die Kommunikation mit allen Wissensberechtigten durch Sie.

Meilenstein: Erfolgreiche Offenlegung des Nachhaltigkeitsberichts und die Kommunikation der Berichtsinhalte mit Wissensberechtigten.